Organizasyonel Atalet: "Biz Hep Böyle Yaptık"ın Bilançodaki Bedeli

Yeni gelen genç bir müdür, bir süreçteki bariz bir saçmalığı fark eder. Bir form üç ayrı kişiden imza topluyor, sonra arşive kaldırılıyor ve bir daha kimse açmıyor. Müdür sorar: "Bu imzalar ne işe yarıyor?"

Cevap hazırdır. Hatta o kadar hazırdır ki, soruyu soran kişiye acıyan bir gülümsemeyle verilir: "Biz hep böyle yaptık."

Soru biter. Tartışma biter. Form, ertesi gün yine üç imza toplamaya devam eder.

İşte o an, şirketinizin sessizce para kaybettiği andır. Kimse bağırmaz, kimse kavga etmez, hiçbir kriz çanı çalmaz. Sadece bir genç müdür, mantıklı bir soruyu son kez sormuş ve sistemin ağırlığı altında pes etmiştir. Birkaç ay sonra o da "biz hep böyle yaptık" diyenlerden biri olacaktır. Atalet, en zekileri bile yutar.

Atalet Bir Karar Değildir, Bir Kararsızlıktır

Çoğu yönetici, şirketindeki eskimiş süreçleri bilinçli olarak savunduğunu sanır. Yanılır. Kimse sabah uyanıp "bugün on yıl önceki yöntemle çalışmaya devam etmeye karar verdim" demez.

Atalet bir karar değildir. Kararın hiç alınmamasıdır.

Eski yöntem orada durur çünkü onu değiştirmek için birinin durup düşünmesi, sorgulaması, alternatif kurması ve direnci göğüslemesi gerekir. Bunların hepsi enerji ister, risk ister, çatışma ister. Oysa hiçbir şey yapmamak bedavaymış gibi görünür. Formu üç imzayla göndermeye devam etmek, kimseyi rahatsız etmez. Sistemi sorgulamak ise herkesi rahatsız eder.

Bu yüzden şirketler kötü kararları değil, alınmamış kararları biriktirir. Ve bilançoyu asıl kanatan, yapılan hatalar değil, yıllarca dokunulmamış o "güvenli" süreçlerdir.

Atalet Nerede Saklanır

Atalet bir slogan değildir, bir his değildir. Şirketinizin içinde çok somut yerlerde yaşar ve oradan nakit emer. Onu görmek isterseniz, şu üç yere bakın.

Süreçlerde saklanır. Yıllar önce bir sorunu çözmek için kurulmuş bir prosedür vardır. O sorun çoktan ortadan kalkmıştır ama prosedür hâlâ ayaktadır. Artık var olmayan bir tehlikeye karşı her gün önlem alıyorsunuz. Onaylar, kontroller, çift imzalar, "bir de şuna bakılsın" adımları... Her biri bir zamanlar mantıklıydı. Bugün sadece zaman yiyen birer fosil. Ama kimse o fosili kaldırmaya cesaret edemez, çünkü "ya bir işe yarıyorsa?"

Unvanlarda saklanır. Bazı pozisyonlar, çözülmüş bir problemin anısına yaşar. Bir departman, on yıl önceki bir krizin ardından kurulmuştur ve o kriz bittiğinde lağvedilmesi gerekirdi. Edilmedi. Şimdi o departman her gün rapor üretiyor, toplantı yapıyor, bütçe harcıyor ve kimse tam olarak ne için var olduğunu hatırlamıyor. Organizasyon şemanızdaki bazı kutular, soruları çoktan unutulmuş cevaplardır.

Kafalarda saklanır. Ve en tehlikelisi budur. Çünkü süreç değiştirilebilir, departman kapatılabilir, ama "biz bu işi biliriz" diyen bir zihniyet, bütün bir kültürü esir alır. Bu zihniyet yeni fikri tehdit olarak görür. Değişiklik öneren genç elemanı "deneyimsiz" diye etiketler. Rakibin yeni hamlesini "geçici bir moda" diye küçümser. Ve şirket, dünya değişirken kendi haklılığına gömülerek batar.

Bedel Faturada Yazmaz

Ataletin en sinsi tarafı şudur: Hiçbir muhasebe kaleminde "atalet gideri" diye bir satır yoktur. Bu yüzden çoğu CEO onu hiç göremez. Oysa fatura her ay kesilir, sadece adı başka şeylerdir.

O fatura, rakibinizin sizden iki kat hızlı ürün çıkarmasıdır. Siz "biz bu pazarı biliriz" derken, onlar pazarın değiştiğini fark etmiştir.

O fatura, en yetenekli gencin istifa mektubudur. "Burada hiçbir şey değişmiyor" cümlesini içine gömerek, kapıyı arkasından usulca kapatmasıdır.

O fatura, on yıldır aynı yöntemle çalıştığınız için kaçırdığınız her verimlilik sıçramasıdır. Otomatikleştirebileceğiniz ama elle yaptığınız her iş, dijitalleştirebileceğiniz ama kâğıtta tuttuğunuz her kayıt, sadeleştirebileceğiniz ama olduğu gibi bıraktığınız her süreçtir.

Bu kalemlerin hiçbiri bilançoda "atalet" başlığı altında toplanmaz. Ama hepsi gerçektir ve hepsi her gün kasanızdan çıkar.

Atalet Nasıl Kırılır

Atalet, kendiliğinden çözülmez. Üzerine gidilmezse büyür. İşte onu kırmanın üç yolu.

Birincisi, her sürecin bir "neden"i olsun. Şirketinizdeki her tekrarlayan işin, her onayın, her formun tek bir soruya cevap vermesini isteyin: "Bu adım hangi somut sorunu çözüyor?" Cevap "biz hep böyle yaptık" ise, o adım çözülmesi gereken sorunun ta kendisidir. Net bir gerekçe gösteremeyen her süreç, masaya yatırılmayı hak eder. Geçmişin hatırına değil, bugünün mantığına göre ayakta kalsın.

İkincisi, sorgulamayı bir hak değil, bir görev yapın. Çoğu şirkette mevcut düzeni sorgulamak cesaret ister, çünkü sorgulayan kişi "sorun çıkaran" damgasını yer. Bunu tersine çevirin. Yeni gelen elemanın ilk işi, anlamadığı her şeyi sormak olsun. "Bu neden böyle?" sorusu, sadakatsizlik değil, en değerli katkıdır. Soruları sustururan değil, soru soranı ödüllendiren bir kültür kurun. Çünkü ataleti kıran tek şey, cevabı hazır sanılan soruyu yeniden sormaktır.

Üçüncüsü, periyodik olarak kendi fosillerinizi kazıyın. Yılda en az bir kez, hiç dokunmadığınız süreçleri, sorgulamadığınız departmanları, otomatik kabul ettiğiniz yöntemleri masaya yatırın. Tek bir soruyla geçirin hepsini: "Bu işi bugün sıfırdan kursaydık, yine böyle mi yapardık?" Cevap "hayır" ise, neden hâlâ öyle yaptığınızın tek bir mantıklı açıklaması vardır: atalet. Ve o açıklama, bir gerekçe değil, bir teşhistir.

"Hep Böyle Yaptık" Bir Gelenek Değil, Bir Uyarıdır

Şirketler büyük hatalarla batmaz çoğu zaman. Sessizce çürürler. Her gün biraz daha yavaşlayarak, her yıl biraz daha eskiyerek, kendi geçmişlerinin konforuna gömülerek batarlar. Ve bu çürümenin sesi yoktur. Sadece o tanıdık cümle vardır: "Biz hep böyle yaptık."

O cümleyi bir daha duyduğunuzda, onu bir gelenek gibi değil, bir alarm gibi dinleyin. Çünkü size geçmişinizi anlatmıyor. Geleceğinizi tehdit ediyor.

Asıl soru şu: Şirketinizdeki o "hep böyle yapılan" işlerden kaç tanesi, gerçekten bugün de yapılması gerektiği için ayakta? Yoksa sadece kimse durup sormadığı için mi hâlâ orada duruyor?

Check-List: Şirketiniz Atalete mi Teslim Oldu?

Aşağıdaki maddelerden üçü veya daha fazlası size tanıdık geliyorsa, şirketiniz artık kararlarla değil, alınmamış kararlarla yönetiliyor demektir.

1. Bir sürecin neden var olduğunu sorduğunuzda en sık aldığınız cevap "biz hep böyle yaptık" oluyor.

2. Yıllar önce kurulmuş ama bugün ne işe yaradığı belirsiz onaylar, formlar ve imza adımları hâlâ ayakta.

3. Var olma nedeni çoktan ortadan kalkmış ama hâlâ rapor üretip bütçe harcayan departman ya da pozisyonlar var.

4. Yeni gelen elemanların "bu neden böyle?" sorusu, çözüm değil rahatsızlık olarak karşılanıyor.

5. Rakipleriniz sizden hızlı yeni ürün ve hizmet çıkarıyor, siz "biz bu pazarı biliriz" deyip izliyorsunuz.

6. En yetenekli çalışanlarınız "burada hiçbir şey değişmiyor" diyerek ayrılıyor.

7. Otomatikleştirebileceğiniz ya da dijitalleştirebileceğiniz işleri hâlâ elle, kâğıtla, eski usulle yapıyorsunuz.

8. Süreçleri en son ne zaman baştan gözden geçirdiğinizi kimse hatırlamıyor.

9. "Bunu değiştirelim" önerisi, çoğu zaman "ama eskiden sorun çıkmıştı" korkusuyla rafa kalkıyor.

10. "Bu işi bugün sıfırdan kursaydık yine böyle mi yapardık?" sorusuna içten içe "hayır" diyorsunuz ama hiçbir şey değişmiyor.

Önümüzdeki Pazar saat 10.00'da Orta Kademe Sıkışması ile devam ediyoruz: stratejinin tepede doğup sahaya inmeden yöneticilerin arasında nasıl kaybolduğunu konuşacağız.

Görüşmek üzere. Saat 10.00'da, her zamanki yerde.